Business : comment éviter les doublons de fichiers ?

Publié le : 23 décembre 20214 mins de lecture

Il est très important de diffuser les bonnes informations au bon moment et au bon endroit. Mais en même temps, les données doivent être fiables pour faciliter la prise de décision. Ainsi, il est plus que nécessaire de supprimer les doublons dans votre base de données pour unifier vos informations. Que faire dans ce cas ?

Quels sont les impacts des doublons de fichiers ?

La gestion des doublons dans une base de données ne doit pas être prise à la légère. En effet, des doublons de fichiers peuvent nuire à la performance et à l’efficacité de l’équipe et des actions menées. De même, ils peuvent engendrer des frais supplémentaires, notamment dans la branche commerciale : emailing envoyé plusieurs fois dû à un faux statistique, téléprospection des mêmes personnes, etc. En bref, les coûts générés peuvent représenter une somme non négligeable.

Mais en plus de cela, les actions risquent d’avoir des effets négatifs sur la relation client et sur la crédibilité de l’entreprise. Enfin, les statistiques et les KPIs ne sont plus à jour, ce qui peut pousser les dirigeants à prendre les mauvaises décisions.

Quelle solution mettre en place pour éviter les doublons de fichiers ?

Pour unifier vos bases de données, a priori, il faudrait rechercher les doublons de vos fichiers. Cela permettra à votre équipe de gagner en performance. Pour détecter les fichiers en doubles sur votre disque dur, utilisez un logiciel. Certains sont gratuits, d’autres sont payants.

Ils permettent de parcourir d’une manière automatique vos disques durs afin de déceler les doublons. Pour cela, ils analysent les contenus, le nom des fichiers, les tailles… et listent ensuite les doublons. Vous n’aurez plus qu’à les sélectionner et les supprimer. Il est cependant conseillé de garder les exemplaires les plus récents. Sinon, il est possible de les archiver dans un dossier si vous souhaitez les conserver.

Le PIM : une solution dédiée à la gestion de l’information produit ?

Pour centraliser vos informations, il est fortement recommandé d’utiliser un logiciel PIM. Ainsi, les informations seront accessibles sur tous les canaux de vente et peuvent s’adapter aux contraintes de chacun de vos collaborateurs. C’est d’ailleurs un bon moyen pour accélérer la mise en ligne des fiches produit et optimiser l’organisation interne.

Le PIM sert également à améliorer la qualité des données et rendre les informations plus fiables. Grâce à cet outil, les risques d’erreur sont réduits puisqu’il n’y aura qu’une seule fiche produit. De la sorte, cette solution permet d’évincer les doublons. Cette solution collaborative permet aussi de gagner en productivité et de simplifier l’organisation.

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